No dia 30/04/2020 às 10:00 tive a décima primeira apresentação de um dos softwares listados no Gestão Legal Soluções – o Primeiro Repositório de Soluções para a Área Jurídica do Brasil pelo time da Goya Consultoria.

A ferramenta usada para apresentações remotas pela Goya Consultoria é o Microsoft Teams e quem conversou comigo foi a Rita Standerski, Diretora de Operações.

A Goya Consultoria foi fundada em 1993 com a comercialização do Equitrac. Em 2011 começaram a trabalhar com sistema de GED e daí em diante abriram o leque de opções de soluções para seus clientes com outras ferramentas.  O Carpe Diem, software de timesheet veio em 2014 e o NetDocuments (GED) em 2019.

A Goya Consultoria traz soluções prontas de fora do Brasil para nosso mercado e as tropicaliza para se adaptarem às nossas necessidades. O entendimento da empresa é que o tempo do advogado é o ativo mais precioso do escritório e se propõe a “importar”, comercializar e implantar ferramentas que economizem o tempo do advogado em atividades administrativas, para que possa se dedicar à criação intelectual.

NetDocuments é um GED que já nasceu na nuvem e que possui todas as certificações importantes e ISO de segurança dos dados. Além disso, a ferramenta possui uma atenção especial com as permissões de acesso (IPs, dispositivos etc.). Enfim, a segurança é um valor agregado a esta solução.

Na home do sistema existe uma tela de organização muito interessante de arrastar e soltar os arquivos em agrupadores, o que pode auxiliar muito os usuários no seu dia-a-dia.

O NetDocuments possui uma funcionalidade muito prática de colaboração, na qual os usuários externos (não pagantes) podem acessar áreas de colaboração para incluírem seus documentos. Isso é muito usado para o acesso dos correspondentes. É possível também gerar um link de acesso a um documento e enviá-lo por e-mail. Este link proporciona acesso seguro ao documento e possui data de expiração para a permissão de acesso.

Se algum advogado for trabalhar sem internet poderá sincronizar pastas e salvá-las em seu computador e quando se reconectar o software irá forçar a sincronização de retorno. Os demais usuários saberão que alguém sincronizou e pode estar trabalhando off-line. Na sincronização de retorno, se tiver alguma nova versão dos documentos alterados na base on-line, o sistema avisa e pergunta como deverá se comportar.

Existe um plugin para acesso do NetDocuments pelo Outlook com muitas funcionalidades interessantes que facilitam o salvamento de e-mails no GED e a anexação de documentos nos e-mails. Ao anexar um documento em e-mails ainda é possível ordená-los, alterar os nomes dos arquivos e converter em PDF.

Características interessante e muito úteis:

• Controle automático de versões
• Histórico dos documentos informando quem e quando executou alguma ação
• Pesquisa no nome e no conteúdo dos documentos
• Pesquisa super simples, muito parecida com a pesquisa do Google, permitindo o uso de operadores de busca e podendo fazer seu refinamento através de filtros já prontos. Muito simples e prático!!
• Pesquisa avançada, muito completa e intuitiva

A Goya Consultoria utiliza APIs do NetDocuments para realizar integrações nativas do sistema com ERPs ou ainda sugere o uso de links de pastas de arquivos para disponibilizar um acesso através de outro sistema.

Falando rapidamente sobre o Carpe Diem, que é um software de timesheet, entendi que seu maior diferencial são suas integrações com sistemas de GED, softwares de telefonia e Exchange (e-mail e agenda do Outlook), além da total mobilidade.

A Goya integra de várias maneiras o Carpe Diem aos ERPs de gestão legal de modo que o cliente/caso cadastrado no ERP seja trazido para o Carpe Diem e as horas cadastradas no Carpe Diem sejam enviadas para o ERP.

Nas integrações com GED e com sistemas de telefonia o Carpe Diem sugere tempo de trabalho em arquivos abertos e ligações telefônicas de maneira a ajudar a “encontrar” horas trabalhadas que não foram cadastrados no momento mais adequado.

Naturalmente Carpe Diem e NetDocuments são sistemas integrados.

O Carpe Diem tem uma ótima responsividade para ser acessado via browser em smartphones e possui um app para acesso off-line. Além disso, possui uma funcionalidade interessante que é o “salvamento incompleto” de horas, que poderão ter seu cadastrado completo depois.

Termino aqui as primeiras impressões sobre o NetDocuments e Carpe Diem e faço um convite para que baixe o ebook que contém todas as soluções disponíveis para a área jurídica, o Gestão Legal Soluções – o Primeiro Repositório de Soluções para a Área Jurídica do Brasil.

Até a próxima!